Dentro de las herramientas de conexión social, junto a las redes sociales existe otro apartado que cada vez está adquiriendo más fuerza, el de las aplicaciones de mensajería instantánea, siendo la más famosa WhatsApp.
Esta aplicación cuenta con 2.000 millones de usuarios y hasta ahora se ha usado básicamente para comunicarnos de forma instantánea con familiares, amigos y conocidos.
Sin embargo, ahora esta aplicación está dando el salto al e-commerce para así ayudar a las pequeñas y medianas empresas, a dar a conocer sus productos y contactar con sus clientes de una forma fácil y rápida. Para ello WhatsApp ha desarrollado la aplicación WhatsApp Business.
Desde WeLoveWebs nos hemos dedicado a explorar esta aplicación para ver todo lo que ofrece y así puedas utilizar todo su potencial en tu negocio. A continuación te vamos a explicar el funcionamiento de WhatsApp Business paso a paso, y cómo lo puedes aprovechar para tu negocio mediante las herramientas y funcionalidades que ofrece.
¿Qué es Whatsapp Business?
WhatsApp, ha desarrollado la aplicación WhatsApp Business para centrarse especialmente en los pequeños negocios. Esta aplicación es muy recomendable para la atención al cliente y proporcionarle un servicio más personalizado. Te permite contactar e interactuar con ellos, enviarles catálogos y además es totalmente gratuita.
WhatsApp Business se parece bastante al WhatsApp que todos conocemos, pero presenta algunas funcionalidades especiales enfocadas a los negocios.
Estas son algunas de ellas (entraremos en detalle más adelante en este post):
- Crear un perfil de la empresa
- Crear mensajes automatizados
- Crear catálogos de productos /servicios
- Crear etiquetas
- Ver estadísticas
Instala WhatsApp Business en tu Smartphone
Para descargar y instalar WhatsApp Business solo tienes que ir a la tienda de aplicaciones de tu smartphone.
Si es un dispositivo con el sistema operativo IOS (Apple) tendrás que ir a la App Store, en cambio, si es un dispositivo con el sistema operativo Android, tendrás que ir a la Play Store.
¡OJO! WhatsApp no permite tener WhatsApp Business y el WhatsApp personal en el mismo dispositivo y/o con el mismo número de teléfono. Si lo intentas, se sustituirá uno por el otro y se borraran tus conversaciones (*las puedes rescatar de tu copia de seguridad).
Primeros Pasos
En cuanto te hayas instalado WhatsApp Business, al entrar el sistema te va a pedir el número de teléfono y te va a enviar un código de seguridad (como en la mayoría aplicaciones), entonces te va a preguntar si quieres restaurar la copia de seguridad, lo más recomendable es que digas que sí.
En cuanto se abra la aplicación vas a ver que la interfaz inicial es muy similar a la del WhatsApp personal, pero antes el sistema te pedirá que configures tu perfil.
Configura tu Perfil
Para configurar el perfil de tu empresa, el sistema te pedirá la siguiente información:
- La foto o logo del perfil de tu empresa (esto es muy importante ya que es lo primero que ven tus clientes).
- El nombre de tu empresa (esto es lo segundo que ven tus clientes).
- Información, debe ser una información rápida de leer, puede ser tu eslogan o una descripción rápida de lo que haces, para que tus clientes te puedan identificar de forma fácil y rápida. Recomendamos que después de dicha información, introduzcas también la URL de tu página web.
Si por lo que fuera no te apareciese de forma automática, puedes configurar la información anterior dirigiéndote a los tres puntitos de la esquina superior derecha e ir a los “ajustes”.
Después recomendamos que te dirijas al apartado de “ajustes de empresa” y dentro, vayas al apartado de “perfil”, allí podrás configurar lo siguiente:
- Cambiar la foto de perfil (si la cambias aquí también se cambiará la del apartado anterior)
- La dirección física de tu negocio.
- La categoría o sector al que pertenece tu negocio.
- Añadir una descripción de tu negocio, esta descripción puede ser más extensa que la información que hayas añadido en el apartado de información. Te recomendamos que expliques de forma concisa a qué te dedicas y qué es lo que ofreces.
- Configurar el horario de tu negocio.
- Añadir un correo electrónico al que puedan contactar tus clientes.
- Añadir la URL de la web de tu negocio.
Crea Mensajes Automáticos
Ahora que tienes configurado tu perfil, lo más recomendable es que crees mensajes automáticos. Para ello, dentro del apartado “Ajustes de empresa” encontrarás los tres tipos que existen:
- Mensaje de bienvenida
- Mensaje de ausencia
- Respuestas rápidas
El mensaje de bienvenida quizá sea el más importante de todos los mensajes automáticos, este sirve para que cuando alguien que no tienes en tu lista de contactos te escriba por primera vez, reciba de forma automática un mensaje de bienvenida por tu parte. En este mensaje te recomendamos que escribas lo siguiente:
- Dar las gracias a tu cliente por unirse a tu lista de WhatsApp.
- Informar a tu cliente de que tiene que guardar tu número de teléfono, ya que si no lo hace, no podrá recibir tus mensajes. (De la mismo forma, para enviar mensajes masivos, tú también debes guardar al contacto en tu teléfono).
- Explicar para que sirve o que va a recibir a través de esta lista de difusión.
- Otra información que creas relevante.
- Es interesante que escribas el mensaje con un lenguaje coloquial y con algún emoticono de por medio para facilitar la lectura y resaltar los puntos más importantes.
El mensaje de ausencia sirve para que tus clientes reciban un mensaje si te escriben fuera de tu horario de apertura. Tenerlo activo es opcional y depende del tipo de relación que quieras tener con tus clientes. En caso de que lo quieras activar y que utilices el mismo móvil o número para tu negocio que para tu vida personal, tienes la opción de excluir a personas a las que enviar el mensaje, así por ejemplo si te escribe un familiar o amigo fuera del horario de apertura de tu negocio, no va a recibir este mensaje.
Las respuestas rápidas, puedes crear tantas como quieras y son muy importantes y útiles para automatizar respuestas a las cuestiones que te hagan tus clientes, así te aseguras de responder rápido, escribirlo todo bien y de que no te dejes información o links importantes.
Por ejemplo, puedes crear una etiqueta llamada gracias, y en ella dar las gracias a un cliente por haberte comprado un producto; así cuando éste realice una compra, no tengas que escribir toda la frase y solamente con escribir en su chat “/gracias” ya podrás enviar la respuesta (antes de enviarla puedes modificar lo que creas conveniente en su chat).
Crea Catálogos de Tus Productos y/o Servicios
Un aspecto muy interesante que ofrece WhatsApp Business, es la posibilidad de crear un catálogo con los productos o servicios que ofreces, para así enviar a tus clientes la información sobre tus productos o servicios de forma rápida y profesional para poder tener una venta directa.
Para crear un catálogo con tus productos y servicios, sólo tienes que dirigirte a “ajustes”, dentro, ir a “Ajustes de empresa” y aquí ir a “Catálogo”. Aquí podrás ver todos los productos que tienes guardados (al inicio estará vacío); para añadir uno, solo tienes que apretar al “+” de color verde que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla. Para cada producto puedes añadir la siguiente información:
- El nombre del producto o servicio.
- Una imagen o más del producto o servicio.
- Una pequeña descripción del producto o servicio.
- El precio del producto o servicio.
- El link directo a la página de ventas para poder comprar el producto o servicio.
- Un código de referencia del producto o servicio.
Para enviar la información de un producto o servicio, solo tienes que ir a tu catálogo, seleccionar el producto específico, seleccionar reenviar y marcar a las personas a las que se lo quieres hacer llegar. Las personas que lo reciban, podrán ver toda la información del párrafo anterior y además tendrán la posibilidad de acceder al resto de productos y servicios de tu catálogo.
Crea Etiquetas
Las etiquetas son muy útiles para tener a tus potenciales clientes organizados por ejemplo por ubicación, tipo de productos en los que están interesados o de la forma que más te convenga.
Las etiquetas son una especie de grupos muy útiles para enviar mensajes masivos, tienen diferencias notables con los grupos, por ejemplo, tus clientes no verán que otras personas están dentro de una etiqueta y tampoco podrán ver a quién más has enviado un mensaje, ya que no existe un chat dentro de la etiqueta, como sí pasa en los grupos; cuando envíes un mensaje masivo se enviará a los chats particulares de cada cliente y ellos te podrán responder solamente desde su mismo chat.
Para crear etiquetas, tienes que hacer clic en los 3 puntitos de la parte superior derecha de la pantalla y dirigirte al apartado de “etiquetas”. Cada etiqueta puede tener su propio nombre y color.
Se pueden crear un máximo de 20 etiquetas y aunque cada una no tiene límite de aforo, nosotros te recomendamos que dentro de cada etiqueta tengas un máximo de 256 personas, ya que los mensajes masivos sólo se pueden enviar a 256 personas a la vez.
De esta forma para enviar un mensaje a todos los integrantes de una etiqueta, solo tendrás que ir dentro de esa etiqueta, dirigirte a los tres puntitos de la parte superior derecha de la pantalla y allí ir al apartado “Enviar mensajes a clientes”, se seleccionarán las 256 personas que tengas, y ya podrás escribir el mensaje que quieres enviarles.
Si por el contrario tienes más de 256 personas dentro de una etiqueta, tendrás que elegir manualmente a los clientes que quieres hacerles llegar el mensaje o si lo quieres hacer de forma automática y por ejemplo tienes a 300 personas en una etiqueta, se enviará solamente a 256.
¡OJO! Y muy importante, te recordamos que si quieres hacer llegar un mensaje masivo a un cliente, él debe tener tu número guardado y tú el de tu cliente, en caso contrario no lo recibirá.
Finalmente, para añadir un cliente a una etiqueta, tienes que ir a la página principal y mantener apretado el chat con el cliente, entonces aparecerá un check pequeño de color verde encima de su foto y arriba de la pantalla se mostrarán distintas opciones, entonces solo tienes que apretar en la etiqueta y añadir a esa persona a la que más te convenga.
Una vez hecho, aparecerá el color de la etiqueta al lado de su nombre y así podrás identificar rápidamente la etiqueta a la que pertenece ese cliente. Cabe mencionar que un cliente puede pertenecer a más de una etiqueta y puedes cambiar y eliminar a una persona de una etiqueta tantas veces como desees.
Otros aspectos importantes
Hay otros dos aspectos importantes de WhatsApp Business que debes tener en cuenta, los enlaces directos y las estadísticas.
Los enlaces directos, son links que puedes copiar y poner en tus redes sociales, páginas web o enviarlos a alguien, de forma directa o por ejemplo en un botón. Cuando una persona clique en este enlace empezará a seguir a tu negocio en WhatsApp y ya podrás empezar a interactuar con tu potencial cliente.
Cuando tu cliente haya clicado en el link, puedes poner un mensaje por defecto que se envíe desde su WhatsApp al tuyo. Este mensaje puede ser por ejemplo: !Hola! ¡Estoy interesado en tus productos!
Una vez recibas este mensaje (o cualquier otro por primera vez), se enviará de forma automática el mensaje que hayas configurado en “mensaje de bienvenida”. Es importante que en este mensaje de bienvenida, recuerdes a tu cliente que debe guardar tu número de teléfono para que pueda recibir tus mensajes. No te olvides guardar el suyo también.
Para crear un enlace directo y el mensaje por defecto, debes dirigirte a “Ajustes de empresa” y allí acceder a “Enlace directo”. Allí te aparecerá el enlace creado automáticamente, la opción de copiarlo o compartirlo y la opción de añadir el mensaje por defecto.
Finalmente WhatsApp Business permite ver algunas estadísticas muy simples, para visualizarlas, tienes que dirigirte a “Ajustes de empresa” y allí acceder a estadísticas. Se mostrarán las siguientes estadísticas:
- Mensajes enviados, te indica el número total de mensajes que has enviado.
- Mensajes entregados, te indica el número total de mensajes que han recibido tus clientes (si uno de tus clientes no te ha guardado y le has enviado un mensaje masivo, el mensaje se contará como enviado pero no como guardado).
- Mensajes leídos, de los mensajes entregados son el total de los mensajes que tus clientes han leído.
- Mensajes recibidos, son los mensajes que tú has recibido por parte de tus clientes.
Ahora que conoces como pasar de tu WhatsApp personal a WhatsApp Business y que te hemos contado algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta, desde WeLoveWebs, esperamos que puedas sacar el máximo provecho a WhatsApp Business y que te sirva para mantener una excelente atención al cliente y proporcionarle un servicio más personalizado. ¡Muchas gracias por leernos! si te ha gustado este artículo, te invitamos a suscribirte a nuestra newsletter y te mantendremos informado de nuestras publicaciones. ¡Saludos!
